隨著遠端工作的模式逐漸盛行，有越來越多工作團隊不再需要實體的辦公空間。但由於公司法的限制，以及租稅申報的需要，公司的設籍地址仍然需要仔細考量。現在有了虛擬辦公室，你可以用划算的價格，輕鬆租用精華商務地段的位址，不僅節省龐大的開銷，更能享有郵件簽收、勞健保加退業務，以及法律諮詢等服務。
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什麼是虛擬辦公室？除了公司登記/名片地址外，虛擬辦公室還提供什麼服務？
虛擬辦公室的核心概念其實就是「借址登記」，十分適合業務運作並不需要固定營業處所，仰賴遠端運作的新創團隊或是個人工作室。根據法律規定，公司設立時必須提供「設籍地址」，虛擬辦公室即是提供地址供營業登記及信件收發，讓你可以省去辦租用實體辦公室的大筆開銷，符合法規規範又保有隱私。通常虛擬辦公室提供的服務有信件代收、秘書服務、會議室租用、商務中心硬體設備出租、會計或法律諮詢服務、人脈轉介服務等。除了郵件簽收、寄存發票代開立等業務外，部分虛擬辦公室服務團隊還會提供公司勞健保加退保業務、記帳報稅簽證等服務。
誰適合使用虛擬辦公室呢?
虛擬辦公室具有便利、低成本、隱密程度高的特性，十分適合以下族群使用：
1. 希望節省成本，但有接待、信件收發需求，因業務關係必須設點於精華地段的公司。
2. 適當的設籍地點有助於提升專業形象，故十分適合注重專業形象及個人隱私的獨立工作者、SOHO 族、專業講師、律師、顧問等。
3. 需要在台灣設置臨時聯絡處的境外公司，或當地市場的新進者。
4. 需要公司登記地址者。
5. 在家工作，不用進出辦公室也想有秘書服務的工作者。
6. 不用煩惱租用辦公室需要付出的水電、裝潢、設備費用的新創公司。
虛擬辦公室合法嗎？設置虛擬辦公室會造成公司實際營業處所與公司設立地址不同，這樣合法嗎？
在進行虛擬辦公室的登記前，要特別確認所選用的公司註冊地址性質為何，是否符合法規規範，以下是幾種常見的情形：
1. 酒店或旅館類：這種性質的虛擬辦公室提供的註冊地址是不合法的地址。
2. 民用住宅：當前法規並不允許於民用住宅進行公司登記。
3. 如果使用的地址是集中辦公室地址，合法；但如果登記地址為其它地址，公司卻完全不在此執行業務，該種情況並不合法，政府機關會定期稽查，需要特別注意。
為了避免以上困擾，建議使用集中辦公區地址進行虛擬辦公室登記，使註冊地址與辦公地址保持一致，以在法規規範內節省成本。
租用虛擬辦公室的費用大概多少？
一般來說，租用虛擬辦公室的費用可按日、月、年算，如果只需要借址登記的公司登記，每月的租用費用從 $2,000 元到 $3,500 元不等，如果需要除了登記外其他虛擬辦公室的服務，每月的租用費用從 $3,500 元到 $5,500 元不等，按年算會比較便宜，而價錢高低取決於虛擬辦公室的類型。